Lupa tehdä toisin

KPI on lyhenne sanoista ”Key Performance Indicator”, mikä suomeksi tarkoittaa ”keskeinen suorituskyvyn mittari” tai ”kriittinen suorituskyvyn indikaattori”. 

Termiä käytetään kuvaamaan numeerista tai prosentuaalista dataa, joita organisaatio käyttää arvioidakseen suorituskykyään tietyissä keskeisissä tavoitteissa tai toiminnoissa.

KPI:t auttavat organisaatiota seuraamaan ja arvioimaan, kuinka hyvin se saavuttaa tavoitteensa ja mittaa sen menestystä tärkeissä toimintaprosesseissa. Mittarit eivät välttämättä ole puhtaasti taloudellisia, vaan voivat liittymä myös esimerkiksi vastuullisuuteen.

Liikevaihto: Taloudellisen terveystilan mittari

Liikevaihto on yksi ensisijaisista mittareista, kun arvioidaan organisaation taloudellista suorituskykyä. Se kertoo meille, kuinka paljon rahaa organisaatio tuottaa tiettynä ajanjaksona, yleensä vuosineljänneksittäin tai vuosittain. 

Ajatellaan, että olet pienyrityksen omistaja, joka valmistaa ekologisia kodintuotteita. Seuraat liikevaihtoa neljännesvuosittain nähdäksesi, kuinka paljon yrityksesi tienaa myynnistä. 

Huomaat, että liikevaihto on kasvanut edellisestä neljänneksestä, mikä ilahduttaa sinua ja osoittaa ekologisten tuotteiden suosion. Liikevaihto auttaa sinua arvioimaan strategian toimivuutta. Seuraamalla liikevaihtoa organisaatio voit tehdä päätelmiä siitä, ovatko liiketoimintastrategiat toimivia vai vaativatko ne muutoksia.

Asiakastyytyväisyys: Onnistuneen asiakassuhteen mittari

Asiakastyytyväisyys on toinen tärkeä KPI. Tyytyväiset asiakkaat ovat usein uskollisempia ja voivat tuoda uusia asiakkaita suositteluidensa kautta. 

Tämä mittari voi perustua esimerkiksi asiakaskyselyihin tai saatuun palautteeseen. Saatujen tietojen perusteella organisaatio voi tunnistaa vahvuutensa ja heikkoutensa asiakaspalvelussa ja tehdä tarvittavia parannuksia.

Kuvitellaan, että olet nettikasinon markkinointipäällikkö, ja tavoitteenasi on parantaa asiakastyytyväisyyttä, ja nostaa kasinosivustosi huipputasolle. Käytät KPI:na asiakaspalautetta, joka kerätään pelaajilta.

Lähetät pelaajille kyselyitä pelivalikoimasta, käyttöliittymästä ja asiakaspalvelusta. Positiivinen palaute nopeasta asiakaspalvelusta ja negatiivinen palaute sivuston hitaudesta ohjaavat toimenpiteisiin.

Teet teknisiä päivityksiä sivuston nopeuden parantamiseksi ja pelaajat huomaavat muutoksen. Asiakastyytyväisyys kasvaa. KPI auttoi sinua tunnistamaan ongelman ja parantamaan pelaajien kokemusta.

Tuottavuus: Resurssien tehokkuuden arviointi

Tuottavuusmittarit auttavat organisaatiota arvioimaan, kuinka tehokkaasti se käyttää resurssejaan. Tämä voi olla erityisen tärkeää esimerkiksi valmistus- tai projektitoiminnassa. 

Organisaation on pidettävä huolta siitä, että se saa eniten irti saatavilla olevista resursseista, kuten työvoimasta ja aikatauluista. Mittaamalla tuottavuutta voidaan tunnistaa pullonkauloja ja mahdollisuuksia parantaa prosesseja.

Kuvitellaan metallialan tehtaanjohtaja, joka haluaa parantaa tuotannon tehokkuutta. Hän käyttää tuottavuusmittareita, kuten ”tuotannon tehokkuusprosenttia”, ja huomaa, että se on alhainen, noin 60%. 

Syvällisen analyysin jälkeen hän havaitsee, että koneiden ylläpito vie liikaa aikaa ja materiaalihävikki on ongelma. Hän investoi parempaan huoltosuunnitelmaan ja koulutukseen sekä muuttaa prosesseja. Tehokkuusprosentti nousee lopulta 85%:iin. Esimerkki osoittaa, miten tuottavuusmittarit auttoivat tunnistamaan ongelmat ja parantamaan resurssien käyttöä.

Henkilöstön vaihtuvuus: Organisaation sisäisen ilmapiirin tunnistaminen

Henkilöstön vaihtuvuusmittari on tärkeä mittari organisaation sisäisen ilmapiirin arvioimiseksi. Korkea vaihtuvuus voi olla merkki ongelmista, kuten huonosta työympäristöstä tai johtamisesta. 

Organisaation menestyksen kannalta on olennaista säilyttää osaava ja sitoutunut henkilöstö. Kun henkilöstön vaihtuvuutta seurataan, voidaan ryhtyä toimenpiteisiin, kuten parantamaan työolosuhteita tai tarjoamaan lisäkoulutusta, jotta henkilöstö pysyy organisaatiossa pidempään.

Kuvitellaan, että olet suuren teknologiayrityksen toimitusjohtaja ja haluat säilyttää osaavan henkilöstön. Huomaat, että eräällä osastolla henkilöstön vaihtuvuus on noussut. Tutkimuksesi paljastaa, että työolosuhteet ja viestintäongelmat aiheuttavat tyytymättömyyttä. Satsaat viestinnän parantamiseen, koulutukseen ja avoimeen ilmapiiriin.

Tulokset näkyvät, kun vaihtuvuus laskee ja työtyytyväisyys nousee. Osaava ja sitoutunut henkilöstö edistää yrityksen menestystä.

KPI:n asettaminen

KPI:n asettaminen vaatii huolellista harkintaa. Tässä vaiheet, jotka auttavat sinua määrittelemään tehokkaat KPI:t:

1. Tavoitteen määrittely: Ensimmäinen askel on selkeästi määritellä, mitä organisaatio haluaa saavuttaa. Esimerkiksi, jos tavoitteena on parantaa asiakastyytyväisyyttä, KPI voi olla asiakastyytyväisyysindeksi.
2. Mittariston valinta: Valitse sopivat mittarit, jotka kuvastavat tavoitettasi. Varmista, että mittarit ovat mitattavissa ja seurattavissa.
3. Tavoitteen asettaminen: Määritä konkreettinen tavoite KPI:lle. Esimerkiksi, jos haluat parantaa asiakastyytyväisyyttä, voit asettaa tavoitteeksi nostaa asiakastyytyväisyysindeksi 90:stä 95:een kuuden kuukauden aikana.
4. Seuranta ja raportointi: KPI:t vaativat jatkuvaa seurantaa. Luo järjestelmä, joka mahdollistaa KPI:n päivittämisen ja jakamisen säännöllisesti.

On tärkeää muistaa, että KPI:eitä ei pidä tarkastella erillisinä mittareina, vaan ne ovat osa laajempaa suorituskyvyn seurantaa ja strategista päätöksentekoa. Organisaation on jatkuvasti arvioitava ja päivitettävä KPI:eitä tarpeen mukaan varmistaakseen menestyksensä ja kilpailukykynsä markkinoilla.

Mitä tapahtuu, jos KPI ei täyty?

Jos yrityksen asettamat KPI:t eivät täyty, se voi olla merkki siitä, että organisaatio ei saavuta tavoitteitaan. 

• Tutki syitä, miksi KPI:t eivät täyty. Onko ongelma strateginen, toiminnallinen vai johtamiseen liittyvä?
• Tee tarvittavat muutokset organisaatiossa tai toimintatavoissa. Ehkä tarvitaan lisää resursseja, koulutusta tai prosessien parantamista.
• Jatka KPI:n seuraamista ja arvioi, vaikuttavatko tehdyt muutokset positiivisesti.

Lopuksi, KPI:t ovat voimakas työkalu organisaation suorituskyvyn parantamiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen. Kun ne asetetaan huolellisesti ja seurataan säännöllisesti, ne voivat auttaa organisaatiota menestymään.

Johtamisen kehittämiseen ja organisaatiouudistuksiin liittyviä työkaluja, tietojärjestelmiä ja mittareita on useita, ja ne voivat vaihdella toimialasta ja organisaation koosta riippuen.

• Projektinhallintatyökalut: Järjestelmät, kuten Microsoft Project, Asana, Trello, ja Jira, auttavat seuraamaan projektien etenemistä, resurssien käyttöä ja aikataulua. Ne mahdollistavat myös tiimien ja yksilöiden tehtävien hallinnan ja seurannan.
• Viestintä- ja yhteistyötyökalut: Ohjelmistot, kuten Slack, Microsoft Teams tai Google Workspace, auttavat tiimien sisäisessä viestinnässä ja yhteistyössä. Näitä voidaan hyödyntää myös tiedon jakamiseen ja projektien koordinointiin.
• Tietojärjestelmät: Järjestelmät, kuten ERP (Enterprise Resource Planning) ja CRM (Customer Relationship Management), auttavat hallinnoimaan organisaation resursseja, asiakassuhteita ja liiketoimintaprosesseja.
• Mittarit ja KPI:t (Key Performance Indicators): Nämä ovat numeerisia tai prosentuaalisia arvoja, jotka kuvaavat organisaation suorituskykyä tiettyjen tavoitteiden tai tavoitteiden suhteen. Esimerkkejä voivat olla liikevaihto, asiakastyytyväisyys, tuottavuus tai henkilöstön vaihtuvuus.
• Arviointi- ja palautejärjestelmät: Järjestelmät, kuten 360 asteen palaute, työtyytyväisyyskyselyt tai suoritusarviointijärjestelmät, antavat palautetta työntekijöiden suorituskyvystä ja työtyytyväisyydestä.
• Lean- ja Six Sigma -menetelmät: Nämä ovat strategioita, jotka keskittyvät prosessien jatkuvaan parantamiseen ja laadun hallintaan. Ne sisältävät usein työkaluja, kuten prosessikaaviot, arvovirtakuvaajat ja CAPA (Corrective and Preventive Action) -järjestelmät.
• Muutosjohtamisen työkalut: Nämä voivat sisältää erilaisia malleja ja lähestymistapoja, kuten Kotterin 8 vaihetta, Lewinin muutosmalli tai ADKAR-malli. Ne auttavat johtajia ja organisaatioita suunnittelemaan ja toteuttamaan muutoksia.

Kaikkien näiden työkalujen ja järjestelmien tavoitteena on parantaa organisaation tehokkuutta, tuottavuutta ja työntekijöiden tyytyväisyyttä.

SMART on akronyymi, joka tulee englanninkielisistä sanoista Specific (spesifinen), Measurable (mitattava), Achievable (saavutettavissa oleva), Relevant (relevantti) ja Time-bound (aikarajallinen). Se on työkalu tai periaate, jota käytetään tavoitteiden asettamiseen.

1. Spesifinen (Specific): Tavoitteen pitäisi olla selkeästi määritelty. Sen pitäisi vastata kysymyksiin kuten ”Mitä halutaan saavuttaa?”, ”Kuka on vastuussa?” ja ”Missä ja milloin tavoite on saavutettu?”.
2. Mitattava (Measurable): Tavoitteen tulisi olla mitattavissa, jotta sen saavuttamista voidaan seurata. Esimerkiksi jos tavoitteena on parantaa myyntiä, tavoitteen pitäisi olla mitattavissa esimerkiksi prosentuaalisena kasvuna.
3. Saavutettavissa oleva (Achievable): Tavoitteen pitäisi olla realistinen ja saavutettavissa oleva ottaen huomioon resurssit, aika ja muut rajoitukset.
4. Relevantti (Relevant): Tavoitteen pitäisi olla merkityksellinen ja linjassa organisaation tai tiimin strategisten tavoitteiden kanssa.
5. Aikarajallinen (Time-bound): Tavoitteella pitäisi olla selkeä määräaika tai aikataulu, jolloin sen pitäisi olla saavutettu.

SMART-menetelmä on yleisesti käytetty työkalu tavoitteiden asettamiseen, koska se auttaa määrittelemään tavoitteet selkeästi, mikä puolestaan tekee niiden seurannasta, arvioinnista ja saavuttamisesta helpompaa.