Kun työyhteisöt alkavat tuottaa ideoita, niitä syntyy nopeasti paljon. Ideoille kannattaa hankkia oma järjestelmä, jossa niitä voidaan jakaa ja jalostaa edelleen. Pienessä organisaatiossa jakaminen voidaan toteuttaa esimerkiksi Excel-taulukon avulla.

LATU-hankkeen kokemusten perusteella isommassa organisaatiossa (esim. yli 200 työntekijää) tarvitaan kehittyneempi järjestelmä, sillä muutoin ideat hukkuvat massaan.

Ideanhallintajärjestelmä on kehityskohteiden ja ideoiden keruuta, jatkojalostamista, seurantaa sekä levittämistä tukeva tietojärjestelmä.

Järjestelmän tiedonkulku:

0150_Sitra_Latu_Web_symbolit_vaakanuolet_2400px

 

Liitynnät

Järjestelmän liitynnät jakautuvat käyttöliittymiin ja taustajärjestelmiin

Taustajärjestelmät

Pienemmissä asennusympäristöissä selvitään sisäisillä käyttäjätunnuksilla, mutta isommissa ympäristöissä tulee tarpeelliseksi tehdä yhteys organisaation käyttäjähallintaan. Järjestelmän käyttäjien autentikointi ja auktorisointi tapahtuu käyttäjätunnuksilla, jotka voivat olla järjestelmän sisäisiä tai sidottuja organisaation käyttämään hakemistoon.

Käyttäjäryhmät voidaan toteuttaa sisäisillä käyttäjäryhmillä tai organisaation hakemistorakenteen ryhmillä. Ryhmät määrittelevät järjestelmän sisäisiä käyttöoikeuksia eli rooleja, määritellen luku- ja kirjoitusoikeuksia tai esimerkiksi kuka voi perustaa kampanjoita tai lähettää haasteen koko organisaatiolle. Off-line-tilaa varten (kun käyttäjä ei ole kirjautuneena) tarvitaan mahdollisuus lähettää sähköpostiviestejä järjestelmästä käyttäjien/organisaatioiden sähköpostiosoitteisiin.

Käyttöliittymät

Järjestelmän käyttöliittymänä on verkkosivu, jossa kirjautuneelle käyttäjälle näytetään olennaiset tiedot, kuten yhteenveto omista kehitystarpeista, ratkaisuideoista tai mahdollisista haasteista ja kampanjoista.

Ohjelmistoliitynnät

Käyttäjien syöttämien tietojen ja mahdollisten liitetiedostojen varastointia varten.

Järjestelmän ideahallinnan elinkaaren keskeisiä tietoalkioita

ideoiden-kasittely_01Kehittämistarve
  • Kuvaus kehittämistarpeesta
  • Missä tarve sijaitsee, joko fyysisesti tai loogisesti
  • Kuka on havainnut tarpeen, joko henkilö- tai organisaatiotasolla
  • Milloin tarve on havaittu
  • Tiedon syöttäjä (sisäänkirjautumisesta) ja ajankohta (aikaleima)

 

ideoiden-kasittely_03Ratkaisu-/kehitysidea
  • Kuvaus ratkaisusta/ideasta
  • Mihin kehitystarpeeseen idea liittyy, ei pakollinen
  • Mahdollisuus kohdentaa toiseen organisaatioon ilman kehittämistarvetta
  • Statuspäivitys kohteelle
  • Ratkaisun/idean toteutuksen arvioitu kustannus
  • Ratkaisun/idean tuottaja, joko henkilö- tai organisaatiotasolla
  • Milloin ratkaisu/idea on syntynyt
  • Ratkaisujen/ideoiden iteratiivinen kehittäminen
  • Tiedon syöttäjä (sisäänkirjautumisesta) ja ajankohta (aikaleima)

 

ideoiden-kasittely_05Vaihtoehdon valinta
  • Valintaprosessi
  • Valintamekanismi: valinta, äänestys/”peukutus” jne.
  • Valinnan perustelut
  • Valitsija, joko henkilö- tai organisaatiotasolla
  • Milloin valinta on suoritettu
  • Tiedon syöttäjä (sisäänkirjautumisesta) ja ajankohta (aikaleima)

 

ideoiden-kasittely_07Idea käytännössä
  • Toteutuksen vaikutuksen kuvaus
  • Vaikutuksien syöttäjä (sisäänkirjautumisesta)
  • Väliarviot
  • Toteutuneet kustannukset
  • Tiedon syöttäjä (sisäänkirjautumisesta) ja ajankohta (aikaleima)

 

 ideoiden-kasittely_09Idean arviointi
  • Arvioinnissa käytetty mittari
  • Arvio, mitä opimme, mikä muuttui?
  • Milloin arviointi on tehty?
  • Tiedon syöttäjä (sisäänkirjautumisesta) ja ajankohta (aikaleima)

 

ideoiden-kasittely_11Levittäminen
  • Päätös levittämisestä ja päätöksen tekijä
  • Kuvaus levitystavasta
  • Tiedon syöttäjä (sisäänkirjautumisesta) ja ajankohta (aikaleima)