Miksi ja milloin

Työyhteisön yhteisten asioiden käsitteleminen vaatii säännöllisiä palavereita, jossa jokaisella osallistujalla on mahdollisuus olla vaikuttamassa yhteisiin asioihin. Palaverin onnistumiseen ja palaverissa viihtymiseen voi vaikuttaa valmistautumalla huolellisesti. Aivojen, vireyden ja asioihin orientoinnin kannalta tarvitaan lämmittelyä, joka käytännössä on kuulumisten vaihtoa, ”tuuletuskierros” tai katsaus mitä edellisen kokouksen jälkeen on tapahtunut. Osallistava palaveri on työkalu johdolle, esimiehille, sisäisille uudistajille ja kaikille, joiden tehtävänä on vetää palavereja.

Parhaimmillaan palaveri on päämäärätietoista työskentelyä tavoitteiden saavuttamiseksi. Yhteisöllisyys muodostuu mahdollisuudesta osallistua asioiden käsittelyprosessiin, tehdä ehdotuksia ja kysyä. Yhteisöllisyyden kokemus syvenee, kun huomaa, että oma katsantokanta laajenee toisten ajatuksia ja näkökulmia kuunnellen ja prosessoiden. Palaverilla tulee olla selvä idea ja tavoite, ja lisäksi on huolehdittava, että palaverin osallistujat myös ymmärtävät tämän. Hyvissä ajoin etukäteen toimitettu asialista lisää osallistujien motivaatiota, tietoa palaverin tavoitteesta sekä käsiteltävistä asioista. Käsiteltäviä asioita kannattaa pilkkoa mieluummin useaan palaveriin, kuin yrittää kahlata läpi liian pitkää listaa. Asiat voidaan luokitella niiden luonteen mukaisesti: I = informoitavat asiat, K= keskusteltavat asiat ja P = päätettävät asiat.

Palaverin onnistumiseen ja miellyttävään ilmapiiriin voi vaikuttaa useilla käytännön järjestelyillä, kuten pöytien ja tuolien asettelulla ja osallistujien mahdollisuudella keskustella pienryhmissä jo asioiden käsittelyvaiheissa. Kokoustilan tulee olla sellainen, että osallistujien välinen dialogisuus mahdollistuu.

Osallistavan palaverin kulku:

  1. Palaverin suunnittelu

  2. Yhteinen aloitus ja virittäytyminen

  3. Asialista

  4. Asioiden työstäminen ja päätöksentekoprosessit

  5. Arviointi ja koonti

  6. Jatkosta sopiminen

Vetäjän ohjeistus

Valmistautuminen:

  • Asialista kootaan mahdollisimman monipuolisesti: tiimeissä esille tulleet asiat sekä yhteisesti sovittuun (esimerkiksi kahvihuoneen seinälle) paikkaan laitetut ehdotukset.
  • Asialista on nähtävillä ennen palaveria.
  • Kokoustila järjestellään niin, että vuorovaikutus mahdollistuu: esimerkiksi pienryhmäpöydät, joissa istuu enintään neljä henkilöä.
  • Muistutetaan palaverin alkamisajasta, jotta kaikki ovat paikalla ajoissa.
  • Mahdolliset tarjoilut tilataan ajoissa ja ovat kokoustilassa tarjolla ennen palaverin alkua.

Tilaisuuden aikana:

  • Palaveri alkaa sovittuna aikana ja varmistetaan osallistujien mahdollisuus osallistua palaveriin koko ajaksi.
  • Palaverin vetäjä varmistaa, että jokaisen mahdollisuus osallistua vuorovaikutukseen toteutuu.
  • Varmistetaan kokouksen lopussa, mitä on päätetty ja mitkä ovat mahdolliset jatkotoimenpiteet.
  • Varmistetaan, miten palaverin keskustelut, päätökset ym. viedään myös mahdollisten poissaolijoiden tietoon.

Tilaisuuden jälkeen:

  • Pöytäkirja lähetetään mahdollisimman pian osallistujille.
  • Muistutetaan vielä yhteisesti sovituista jatkotoimenpiteistä.