Miksi ja milloin

Yksi keino kartoittaa työyhteisön kehittämistarpeita on tehdä työyhteisön toimivuuden arviointi. Jatkuva henkilöstölähtöinen kehittäminen on mahdollista vasta, kun työyhteisön perusasiat ovat riittävän hyvässä kunnossa. Työyhteisön toimivuuden arviointi on hyödyllinen työkalu johdolle, esimiehille ja sisäisille uudistajille.

Ryhmä toimii samansuuntaisesti vain, jos sen jäsenillä on riittävää luottamusta toisiin. Ryhmän kehitys tapahtuu pienin askelin. Hyvin helposti ryhmän tarkoitus unohtuu tai hämärtyy, ja yhteisön mielenkiinto ja energia alkavat suuntautua epäolennaisiin asioihin. Ryhmän toimivuus edellyttää kaikilta sen jäseniltä selkeää ja kirkastettua ymmärrystä siitä, mitkä ovat koko organisaation, yhteisön tai tiimin tavoitteet ja mikä on jokaisen henkilökohtainen vastuu tavoitteiden toteuttamisesta. Ryhmä tai yhteisö ei ole ensisijaisesti sitä varten, että sen jäsenillä olisi kivaa yhdessä tai että heillä olisi paikka, missä viettää aikaa. Nämä ovat pikemminkin seurauksia siitä, että ryhmän tavoitteet toteutuvat.

Työyhteisön toimivuutta voidaan arvioida kuuden osa-alueen kautta: johtajuus, rakenteet, roolit ja vastuut, yhteiset pelisäännöt, ammatillinen vuorovaikutus sekä jatkuva arviointi.

Johtajuus

Ryhmä tarvitsee aina johtajan. Johtajan tulee käyttää johtajuuteen liittyvää valtaa aktiivisesti työyhteisön parhaaksi. Hänellä tulee olla halua kuunnella ja hyödyntää henkilöstön osaamista ja mielipiteitä, mutta tarvittaessa hän tekee myös selkeitä päätöksiä ja ratkaisuja.

Jatkuva arviointi

Työyhteisössä tulee järjestää säännöllisin väliajoin yhteisiä tilaisuuksia, joissa tarkastellaan mennyttä ja tehdään konkreettisia askeleita seuraavista viikoista tai kuukausista.

Ammatillinen vuorovaikutus

Ammatillisella vuorovaikutuksella tarkoitetaan sellaista toimintatapaa, joka edistää yhteisön perustehtävän toteutumista.

Puhutaan työstä ja siihen liittyvistä asioista, ei puhuta henkilöiden persoonallisuuteen liittyvistä seikoista. Sovitaan, että puhutaan aina niiden kanssa, joita asia koskee – ei suvaita takanapäin puhumista.

Otetaan esille hankaliakin asioita rakentavalla tavalla. Kenenkään ei tarvitse pelätä ottaa asiaa puheeksi, jos se edistää yhteistä tavoitetta.

Rakenteet

Työyhteisön rakenteiden tarkoituksena on vahvistaa yhteistyön sujuvuutta sekä tehokasta ja tavoitteellista toimintaa. Pienessä muutaman hengen yksikössä ei erillisiä rakenteita tarvita, mutta jo yli kahdeksan henkilön yksikössä on tarpeen varmistaa toimivat rakenteet. Rakenteilla tarkoitetaan tiimejä, kokouksia ja tiedonkulun rakenteita.

Roolit ja vastuut

Työyhteisön toimivuuden kannalta on tärkeää selkiyttää ja määritellä yhteisesti työnjakoa, vastuita ja rooleja sekä tiimeissä että koko yhteisössä. Mitä selkeämmät roolit ja vastuut yhteisössä on, sitä järkevämmin ja hallitummin työt sujuvat.

Yhteiset pelisäännöt

Työyhteisön pelisääntöjen luomiseen tulee osallistua koko yhteisön, ja niitä tulee tarkastella säännöllisin väliajoin. Tällä tavoin varmistetaan myös niihin sitoutuminen.

Vetäjän ohjeistus

Valmistautuminen:
  • Varaa aikaa työyhteisön yhteiseen tapaamiseen kaksi tuntia.
  • Tulosta arviointilomakkeita valmiiksi – yksi jokaiseen pienryhmään.
  • Varaa osallistujille kynät sekä tusseja ja fläppipaperia (tai vastaavaa).
  • Piirrä fläppipaperille valmiiksi toimivuuden ympyrä.
Tilaisuuden aikana:
  • Toivota osallistujat tervetulleiksi ja kerro tilaisuuden tavoite.
  • Jaa osallistujat pienryhmiin (2−4 henkilöä) siten, että he istuvat mahdollisimman ”heterogeenisissä” ryhmissä.
  • Pyydä pienryhmiä täyttämään lomakkeesta kohta A (nykytilan arviointi, noin 20 minuuttia).
  • Pyydä pienryhmiä kertomaan arvionsa sekä heidän esimerkkinsä kuhunkin kohtaan. Kirjaa arviot fläpille piirrettyyn ympyrään.
  • Pyydä pienryhmiä täyttämään lomakkeesta kohdat B ja C (noin 15 minuuttia).
  • Pyydä pienryhmiä kertomaan omat kehittämisehdotuksensa sekä niiden perustelut. Kirjaa ehdotukset näkyviin.
  • Valitkaa 1−2 kehittämiskohdetta (esimerkiksi äänestämällä).
  • Jalostakaa kehittämiskohteita ja sopikaa tarkemmat toimenpiteet, sekä milloin asiaan palataan seuraavan kerran.