KPI on lyhenne sanoista ”Key Performance Indicator”, mikä suomeksi tarkoittaa ”keskeinen suorituskyvyn mittari” tai ”kriittinen suorituskyvyn indikaattori”.
Termiä käytetään kuvaamaan numeerista tai prosentuaalista dataa, joita organisaatio käyttää arvioidakseen suorituskykyään tietyissä keskeisissä tavoitteissa tai toiminnoissa.
KPI:t auttavat organisaatiota seuraamaan ja arvioimaan, kuinka hyvin se saavuttaa tavoitteensa ja mittaa sen menestystä tärkeissä toimintaprosesseissa. Mittarit eivät välttämättä ole puhtaasti taloudellisia, vaan voivat liittymä myös esimerkiksi vastuullisuuteen.
Liikevaihto: Taloudellisen terveystilan mittari
Liikevaihto on yksi ensisijaisista mittareista, kun arvioidaan organisaation taloudellista suorituskykyä. Se kertoo meille, kuinka paljon rahaa organisaatio tuottaa tiettynä ajanjaksona, yleensä vuosineljänneksittäin tai vuosittain.
Ajatellaan, että olet pienyrityksen omistaja, joka valmistaa ekologisia kodintuotteita. Seuraat liikevaihtoa neljännesvuosittain nähdäksesi, kuinka paljon yrityksesi tienaa myynnistä.
Huomaat, että liikevaihto on kasvanut edellisestä neljänneksestä, mikä ilahduttaa sinua ja osoittaa ekologisten tuotteiden suosion. Liikevaihto auttaa sinua arvioimaan strategian toimivuutta. Seuraamalla liikevaihtoa organisaatio voit tehdä päätelmiä siitä, ovatko liiketoimintastrategiat toimivia vai vaativatko ne muutoksia.
Asiakastyytyväisyys: Onnistuneen asiakassuhteen mittari
Asiakastyytyväisyys on toinen tärkeä KPI. Tyytyväiset asiakkaat ovat usein uskollisempia ja voivat tuoda uusia asiakkaita suositteluidensa kautta.
Tämä mittari voi perustua esimerkiksi asiakaskyselyihin tai saatuun palautteeseen. Saatujen tietojen perusteella organisaatio voi tunnistaa vahvuutensa ja heikkoutensa asiakaspalvelussa ja tehdä tarvittavia parannuksia.
Kuvitellaan, että olet nettikasinon markkinointipäällikkö, ja tavoitteenasi on parantaa asiakastyytyväisyyttä, ja nostaa kasinosivustosi huipputasolle. Käytät KPI:na asiakaspalautetta, joka kerätään pelaajilta.
Lähetät pelaajille kyselyitä pelivalikoimasta, käyttöliittymästä ja asiakaspalvelusta. Positiivinen palaute nopeasta asiakaspalvelusta ja negatiivinen palaute sivuston hitaudesta ohjaavat toimenpiteisiin.
Teet teknisiä päivityksiä sivuston nopeuden parantamiseksi ja pelaajat huomaavat muutoksen. Asiakastyytyväisyys kasvaa. KPI auttoi sinua tunnistamaan ongelman ja parantamaan pelaajien kokemusta.
Tuottavuus: Resurssien tehokkuuden arviointi
Tuottavuusmittarit auttavat organisaatiota arvioimaan, kuinka tehokkaasti se käyttää resurssejaan. Tämä voi olla erityisen tärkeää esimerkiksi valmistus- tai projektitoiminnassa.
Organisaation on pidettävä huolta siitä, että se saa eniten irti saatavilla olevista resursseista, kuten työvoimasta ja aikatauluista. Mittaamalla tuottavuutta voidaan tunnistaa pullonkauloja ja mahdollisuuksia parantaa prosesseja.
Kuvitellaan metallialan tehtaanjohtaja, joka haluaa parantaa tuotannon tehokkuutta. Hän käyttää tuottavuusmittareita, kuten ”tuotannon tehokkuusprosenttia”, ja huomaa, että se on alhainen, noin 60%.
Syvällisen analyysin jälkeen hän havaitsee, että koneiden ylläpito vie liikaa aikaa ja materiaalihävikki on ongelma. Hän investoi parempaan huoltosuunnitelmaan ja koulutukseen sekä muuttaa prosesseja. Tehokkuusprosentti nousee lopulta 85%:iin. Esimerkki osoittaa, miten tuottavuusmittarit auttoivat tunnistamaan ongelmat ja parantamaan resurssien käyttöä.
Henkilöstön vaihtuvuus: Organisaation sisäisen ilmapiirin tunnistaminen
Henkilöstön vaihtuvuusmittari on tärkeä mittari organisaation sisäisen ilmapiirin arvioimiseksi. Korkea vaihtuvuus voi olla merkki ongelmista, kuten huonosta työympäristöstä tai johtamisesta.
Organisaation menestyksen kannalta on olennaista säilyttää osaava ja sitoutunut henkilöstö. Kun henkilöstön vaihtuvuutta seurataan, voidaan ryhtyä toimenpiteisiin, kuten parantamaan työolosuhteita tai tarjoamaan lisäkoulutusta, jotta henkilöstö pysyy organisaatiossa pidempään.
Kuvitellaan, että olet suuren teknologiayrityksen toimitusjohtaja ja haluat säilyttää osaavan henkilöstön. Huomaat, että eräällä osastolla henkilöstön vaihtuvuus on noussut. Tutkimuksesi paljastaa, että työolosuhteet ja viestintäongelmat aiheuttavat tyytymättömyyttä. Satsaat viestinnän parantamiseen, koulutukseen ja avoimeen ilmapiiriin.
Tulokset näkyvät, kun vaihtuvuus laskee ja työtyytyväisyys nousee. Osaava ja sitoutunut henkilöstö edistää yrityksen menestystä.
KPI:n asettaminen
KPI:n asettaminen vaatii huolellista harkintaa. Tässä vaiheet, jotka auttavat sinua määrittelemään tehokkaat KPI:t:
- Tavoitteen määrittely: Ensimmäinen askel on selkeästi määritellä, mitä organisaatio haluaa saavuttaa. Esimerkiksi, jos tavoitteena on parantaa asiakastyytyväisyyttä, KPI voi olla asiakastyytyväisyysindeksi.
- Mittariston valinta: Valitse sopivat mittarit, jotka kuvastavat tavoitettasi. Varmista, että mittarit ovat mitattavissa ja seurattavissa.
- Tavoitteen asettaminen: Määritä konkreettinen tavoite KPI:lle. Esimerkiksi, jos haluat parantaa asiakastyytyväisyyttä, voit asettaa tavoitteeksi nostaa asiakastyytyväisyysindeksi 90:stä 95:een kuuden kuukauden aikana.
- Seuranta ja raportointi: KPI:t vaativat jatkuvaa seurantaa. Luo järjestelmä, joka mahdollistaa KPI:n päivittämisen ja jakamisen säännöllisesti.
On tärkeää muistaa, että KPI:eitä ei pidä tarkastella erillisinä mittareina, vaan ne ovat osa laajempaa suorituskyvyn seurantaa ja strategista päätöksentekoa. Organisaation on jatkuvasti arvioitava ja päivitettävä KPI:eitä tarpeen mukaan varmistaakseen menestyksensä ja kilpailukykynsä markkinoilla.
Mitä tapahtuu, jos KPI ei täyty?
Jos yrityksen asettamat KPI:t eivät täyty, se voi olla merkki siitä, että organisaatio ei saavuta tavoitteitaan.
- Tutki syitä, miksi KPI:t eivät täyty. Onko ongelma strateginen, toiminnallinen vai johtamiseen liittyvä?
- Tee tarvittavat muutokset organisaatiossa tai toimintatavoissa. Ehkä tarvitaan lisää resursseja, koulutusta tai prosessien parantamista.
- Jatka KPI:n seuraamista ja arvioi, vaikuttavatko tehdyt muutokset positiivisesti.
Lopuksi, KPI:t ovat voimakas työkalu organisaation suorituskyvyn parantamiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen. Kun ne asetetaan huolellisesti ja seurataan säännöllisesti, ne voivat auttaa organisaatiota menestymään.